淺析SAP系統財務(wù)模塊在礦業(yè)公司的應用

發(fā)表于：2017/4/13 13:35:00??閱讀量： [關(guān)閉]

 　　摘要：本文以公司SAP管理系統軟件的實(shí)施過(guò)程為背景，在簡(jiǎn)述了公司SAP系統財務(wù)模塊基本概況的基礎上，對系統產(chǎn)生的差異進(jìn)行了分析，并且結合差異分析重點(diǎn)對提升成本的準確性做了詳細研究。

　　1.課題研究的背景和意義

　　近年來(lái)，隨著(zhù)信息建設的大力普及，大多鋼鐵行業(yè)都陸續開(kāi)始實(shí)施ERP項目，各礦業(yè)公司也跟隨時(shí)代腳步，加強信息化建設，組織實(shí)施SAP公司的企業(yè)資源計劃(ERP)系統建設。但是出于投資效益、系統與公司管理融合度及公司實(shí)際需求等多方面因素考慮，該公司只使用了SAP的ERP軟件中的MM(供應)模塊、PP(生產(chǎn))模塊、SD(銷(xiāo)售與分銷(xiāo))模塊和FI/CO(財務(wù))模塊四個(gè)模塊[1] 。首先從公司總部和幾個(gè)具有代表意義的礦山開(kāi)始實(shí)施ERP系統，通過(guò)調研、藍圖設計、系統配置、單元(集成)測試、上線(xiàn)數據導入等，最終在2009年6月一期項目成功上線(xiàn)。待IT人員和業(yè)務(wù)人員對ERP系統的管理理念和基本操作都有了深入了解后，公司又陸續組織實(shí)施了二期、三期項目，一共成功上線(xiàn)了10個(gè)單位。

　　在以后的系統使用過(guò)程中，因為業(yè)務(wù)的復雜多變性，系統也遭遇了或大或小的變動(dòng)，尤其是業(yè)務(wù)變更對財務(wù)模塊的影響，財務(wù)模塊是系統管理的核心部分，其他三個(gè)模塊任一模塊發(fā)生變化都會(huì )影響到財務(wù)對賬，供應模塊和生產(chǎn)模塊造成的影響尤為嚴重，會(huì )直接影響到財務(wù)成本的準確性。本篇論文重點(diǎn)分析ERP系統與原有新中大系統的差異和如何提高成本的準確性。

　　2.公司SAP財務(wù)系統概況

　　財務(wù)模塊包括FI(財務(wù)會(huì )計)和CO(管理會(huì )計)兩大部分，其中FI包括總帳、往來(lái)、材料、固定資產(chǎn)、銷(xiāo)售開(kāi)發(fā)票等部分的業(yè)務(wù);CO主要是公司內部的管理控制、利潤分析、成本核算等。如圖1所示，可以清楚區分FI和CO的區別。

　　圖1：FI和CO的區別

　　目前，公司實(shí)行SAP系統與原有新中大系統并行策略，兩套系統并行，無(wú)疑加重了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作，上線(xiàn)三年來(lái)，通過(guò)業(yè)務(wù)人員與IT人員的共同努力與相互配合，現在很多賬目明細都是從SAP系統里導出的，比起上線(xiàn)之初，已經(jīng)大大減輕了工作量，存貨明細通過(guò)SAP報表導出，新中大系統只記錄總帳，部分礦山的固定資產(chǎn)明細也是通過(guò)SAP報表導出，以SAP系統的折舊方式為準，為財務(wù)對賬查賬減輕了很多的負擔，圖2為公司已上線(xiàn)單位財務(wù)模塊的組織架構，清楚的展示了該公司的層次結構。

　　圖2：公司組織架構

　　[page] 3.詳解SAP的成本管理理念

　　產(chǎn)品成本控制[3]模塊是生產(chǎn)和管理會(huì )計的交叉部分，成本管理子系統與銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫存等系統密切聯(lián)系，是整個(gè)ERP系統實(shí)現閉環(huán)控制的重要環(huán)節。它可以更加準確、快速的進(jìn)行成本費用的歸集和分配，提高成本計算的及時(shí)性和準確性。成本是在財務(wù)業(yè)務(wù)中難以理解和實(shí)施的，掌握了企業(yè)成本核算的會(huì )計也基本完全掌握了整個(gè)企業(yè)財務(wù)核算、管理的基本流程;說(shuō)到熟悉，我們從參加工作那天起無(wú)不時(shí)時(shí)刻刻的在聽(tīng)領(lǐng)導關(guān)于強調降低成本管理的重要性，我們基層的管理人員無(wú)不倡導和實(shí)施降低產(chǎn)品成本的各項措施，所以成本管理是很重要的。

　　公司的ERP系統的成本管理，是根據領(lǐng)導研討，確定自制半成品和產(chǎn)成品的標準價(jià)和各個(gè)生產(chǎn)工序的作業(yè)價(jià)格，標準價(jià)乘以當月的產(chǎn)量就是礦石或鐵精粉的計劃成本，實(shí)際成本則是通過(guò)前端業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)料到成本中心或者生產(chǎn)訂單，加上財務(wù)人員記入的各項費用，月結時(shí)系統計算出實(shí)際成本減去計劃成本的差異，財務(wù)人員再按照差異計算公式來(lái)計算出出庫產(chǎn)品和庫內產(chǎn)品各自所分攤的差異，將差異手工記帳，差異的計算公式如下：

　　(1)先結算礦石，將差異分到庫存商品和精粉生產(chǎn)成本

　　礦石：實(shí)際生產(chǎn)成本 - 入庫計劃成本 = 半成品生產(chǎn)成本差異 (庫存商品和鐵精粉生產(chǎn)成本一部分)

　　每噸礦石分攤差異 = (起初半成品生產(chǎn)成本差異+本期半成品生產(chǎn)成本差異)/(起初庫存+本期入庫)

　　本期領(lǐng)用分攤差異 = 本期領(lǐng)用量*每噸礦石分攤差異

　　(2)再結算精粉，將差異分到庫存商品和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本

　　精粉：實(shí)際生產(chǎn)成本 - 入庫計劃 = 產(chǎn)成品生產(chǎn)成本差異 (庫存商品和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本)

　　每噸鐵精粉分攤差異 = (起初成品生產(chǎn)成本差異+本期成品生產(chǎn)成本差異)/(起初庫存+本期入庫)

　　本期銷(xiāo)售分攤差異 = 本期銷(xiāo)售量*噸鐵精粉分攤差異

　　例：某礦山成本月結數據

　　將基礎數據代入差異公式，算出：

　　礦石應轉走的差異為：34826.21

　　f-02手工做賬：

　　借：物料消耗-自制半成品(產(chǎn)成品訂單號)34826.21

　　貸：自制半成品差異 34826.21

　　精粉應轉走的差異為：3618956.51

　　f-02手工做賬：

　　借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 3618956.51

　　貸：產(chǎn)品成本差異 3618956.51

　　注：(以上涉及的數據只是舉例說(shuō)明，不是公司實(shí)際數據。)

　　[page] 此核算步驟清晰易懂，易于操作。同時(shí)財務(wù)業(yè)務(wù)人員對比實(shí)際成本和計劃成本，分析差異，找出造成差異的原因，從而能夠有效地控制成本。本文從SAP軟件成本管理模塊的應用著(zhù)手，從提高數據信息質(zhì)量的角度，系統地總結了在該環(huán)境下提高產(chǎn)品成本數據準確性的具體做法，以促使財務(wù)人員職能逐步向管理職能轉變。圖3為公司SAP系統的成本流，生動(dòng)形象的表明了成本的來(lái)龍去脈。

　　圖3：成本流

　　4.縮小差異提高成本數據準確性

　　4.1提高成本數據準確性所需要的基礎工作

　　首先，加強業(yè)務(wù)部門(mén)操作人員的基礎會(huì )計知識培訓，讓其明白自己已成為會(huì )計信息的產(chǎn)生人員，會(huì )計信息的準確與否很大部分依靠他們準確完整的業(yè)務(wù)操作。如對于年度內降價(jià)幅度較大的物料，如果業(yè)務(wù)人員生產(chǎn)訂單的數據錄錯更改不及時(shí)，很可能導致成本核算偏差較大，反映不了真實(shí)的成本水平。通過(guò)培訓，培養關(guān)鍵用戶(hù)查賬的習慣，每次結賬前都要檢查數據的正確性，使其明確操作后果——所有操作產(chǎn)生的數據均會(huì )在財務(wù)模塊得到體現，而不論其正確與否。因此財務(wù)部門(mén)要發(fā)揮主導管理的職能，從財務(wù)的角度規范業(yè)務(wù)操作。

　　其次，強化流程的意識。業(yè)務(wù)人員要認識到，不能單純認為自己或自己部門(mén)的工作做好了就行了。流程的內涵已打破了過(guò)去職能部門(mén)間的工作界限，一項工作任務(wù)的完成需要流程中的所有部門(mén)參與合作，共同完成。如一個(gè)產(chǎn)品訂單的成本核算需要計劃部門(mén)、配料發(fā)料部門(mén)、生產(chǎn)制造部門(mén)和財務(wù)成本核算部門(mén)共同來(lái)完成，任何一個(gè)部門(mén)操作的信息流存在問(wèn)題，整個(gè)成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門(mén)間的壁壘，實(shí)現實(shí)時(shí)溝通協(xié)商，一旦發(fā)現與平時(shí)結賬不一樣的地方，發(fā)現特殊問(wèn)題，立刻找相關(guān)部門(mén)咨詢(xún)溝通。

　　最后，編制基于業(yè)務(wù)流程的SAP崗位操作手冊，將每個(gè)操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字相結合的形式詳細列明，并注明每個(gè)操作環(huán)節的注意事項以及可能帶來(lái)的后果，這樣不論公司人員如何變動(dòng)，均不會(huì )影響SAP操作的效果，有效地避免了因操作錯誤帶來(lái)數據不準確的后果。這一工作需要專(zhuān)門(mén)的 SAP 項目小組去逐一制定，并在工作開(kāi)展和解決問(wèn)題的過(guò)程中不斷細化。目前，通過(guò)幾次系統項目的實(shí)施，操作手冊已經(jīng)基本完善，只是關(guān)鍵用戶(hù)習慣依賴(lài)于相關(guān)模塊的IT人員，還需關(guān)鍵用戶(hù)和IT人員的共同努力來(lái)改善。

　　4.2提高成本數據準確性的途徑

　　在標準成本核算方法下，要提高成本數據的準確性，應著(zhù)重從差異產(chǎn)生的根源著(zhù)手，關(guān)注差異形成的過(guò)程及影響因素，管理好這些即可從源頭上提高成本數據的準確性。

　　一是材料價(jià)差部分應注意的事項。為簡(jiǎn)化起見(jiàn)，將價(jià)差僅僅視為發(fā)票價(jià)格與采購訂單中定價(jià)的差異，不考慮其他影響價(jià)差的因素。首先應要求業(yè)務(wù)部門(mén)(主要是采購部門(mén))每月及時(shí)取得購貨發(fā)票，既是為了發(fā)票抵扣的需要，也是為了避免標準價(jià)偏差太大造成物料成本失實(shí)。比如，一個(gè)新的材料如果估價(jià)較高，而發(fā)票不能當月取得的話(huà)，就可能造成使用該物料的產(chǎn)品成本偏高，直接影響到公司產(chǎn)品的盈虧核算，無(wú)法如實(shí)反映實(shí)際成本，也影響到了公司的相關(guān)決策。對于當月確實(shí)無(wú)法取得發(fā)票的物料，需要在月底結賬之前由財務(wù)部門(mén)和采購部門(mén)共同確定材料估價(jià)，以確保價(jià)格相對準確。對于上述工作要落實(shí)到位，采購和財務(wù)部門(mén)須有一套相應的管理機制來(lái)指導和約束，作為固定的流程確定下來(lái)。

　　二是材料量差部分應注意的事項。量差即因實(shí)際用料與系統用料數量的不同而產(chǎn)生的差異，可能因材料質(zhì)量問(wèn)題、生產(chǎn)設備問(wèn)題、過(guò)泵不十分精確等一些無(wú)法避免的客觀(guān)因素產(chǎn)生的誤差。生產(chǎn)部門(mén)是每天上傳生產(chǎn)數量和消耗數量，到月底的時(shí)候再次整理當月生產(chǎn)總量和消耗總量，由于不可避免的誤差，月底總會(huì )有一筆總的調整，將當月數量的差異調平，由于公司SAP的部分物料采用移動(dòng)平均價(jià)的計算方法，必然會(huì )產(chǎn)生與事實(shí)情況有出入的數據，財務(wù)部門(mén)應和前端部門(mén)多溝通，努力將誤差降到最低，以提高生產(chǎn)成本的準確度。

　　5.結論

　　總的來(lái)說(shuō)，ERP的主要內涵是打破企業(yè)的四壁，把信息集成的范圍擴大到企業(yè)的上下游，企業(yè)在實(shí)施完成了ERP系統后應該使整個(gè)運行貫穿于成本核算控制之中，突出核心作用，使之前置物流部分與后面的財務(wù)部分有機的結合在一起形成一個(gè)閉環(huán)的結構，ERP系統各部門(mén)在系統作業(yè)上環(huán)環(huán)相扣，最終的單據由財務(wù)人員審核記帳，方便工廠(chǎng)內部管理的內部監督﹑內部控制，體現了集成管理思想

　　ERP系統為企業(yè)提供了一個(gè)統一的業(yè)務(wù)管理信息平臺，將企業(yè)內部以及企業(yè)外部供需鏈上所有的資源與信息進(jìn)行統一的管理，盡量減少失誤操作，縮小系統差異，提高成本控制的力度與準確性，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)和現代化軟件的管理提升公司的精細管理。所以說(shuō)，公司實(shí)施ERP系統，根本的目的不在于為了引進(jìn)一套現代化信息系統，更重要的是運用ERP系統來(lái)對企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理與優(yōu)化，實(shí)現生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的精細化與集約化，而帶來(lái)的好處就是成本的降低、響應客戶(hù)需求的時(shí)間更快、為客戶(hù)提供更好的服務(wù)。

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